Как ефективно да управляваме задачите си без стрес

В този постинг ще ви споделя един изключително прост трик, който може да подобри начина, по който управлявате задачите си. Знам, че повечето хора се стремят да бъдат мултифункционални и многозадачни и често поемат повече проекти и задачи отколкото могат да реализират за единица време. Често това означава забавяне, но повечето хора рядко разбират простата математика в това забавяне и че всъщност те реално могат да управляват процеса.

Ако става дума за верижни задачи – тоест задачи, които зависят от завършването на предходна, ключът е управлението на целия процес. Ако искате да направите така, че да спестите време по дадена задача, в подобен цикъл ще трябва да го направите още в самото начало. Забави ли се процесът от първия етап, трудно ще наваксате при всеки следващ. Дори напротив – има голяма вероятност натрупването да продължи при всеки следващ етап. И все пак в тази статия няма да засягаме подробно тази тема.

Нека приемем, че имате задачи, които не зависят от други етапи и хора. Често ни се налага да програмираме даден продукт, да правим отчет, да направим анализ или някаква друга дейност, която си зависи изцяло от нас. Още по-често се случва да имаме повече от една такава дейност и се чувстваме претрупани, а нерядко резултатът се забавя, въпреки ясната идея, че тези дейности отнемат сами по себе си малко време. И все пак закъсняват…

Ето ви един пример. Имаме 3 задачи. Всяка от тях може да се свърши за по 1 месец. Всяка една от тях е важна за нас и трябва да стане възможно най-скоро. Как бихте процедирали? Отговорът на повечето хора, които питам е, че ще започнат да изпълняват и трите поетапно с идеята да свършат максимално бързо. Резултатът обаче е изненадващ. В края на трите месеца вие имате 3 завършени задачи, тъй като ги работите успоредно, всяка задача отнема пропорционална част от времето ви в рамките на тези 3 месеца. Така трите задачи са се забавили с 3 месеца, при положение, че всяка една от тях може да стане за месец. Неприятно, нали?

Ето как може да се подобри това с проста реорганизация. Приоритизиране проектите по схемата – спешен/важен, спешен/не важен и важен/не спешен, и започвате с реализацията на задачата с най-висок приоритет.

Резултата ще е следния:

Месец 1 – завършена първа задача

Месец 2 – завършена втора задача

Месец 3 – завършена трета задача

Така всяка една от задачите ще е отнеме точно един месец работа.

Разбирам, че най-вероятно ще кажете, че и трите задачи са спешни и важни, но тук съм склонен да не се съглася с вас. Ако всички задачи са спешни и важни, то значи нямате система за реално приоритизиране и процесът с подобна компания, екип или дори фрийлансър, не може да функционира коректно.

Дори да приемем, че имате супер спешни три задачи, ако ги работите заедно, ще провалите и трите, като ще ги забавите с времето, равно на всички задачи, по които работите в момента. И обратното – ако вършите задачите една след друга, ще имате една задача в срок, една задача с леко забавяне и една с голямо забавяне. Което е много по-добро от три, силно забавени задачи.

Понякога задачите отнемат минути, часове, дни, а не месеци, но ситуацията е идентична. Опитвали ли сте се да отговаряте на съобщение във Facebook , докато отключвате входната врата, а междувременно събличате якето си? Опитайте и ще се изненадате, че пишете тройно по-бавно, стоите пред вратата с незавъртян, но вкаран в ключалката ключ, а сте откопчали само едно от копчетата на якето си … дори мислите ви работят по-бавно.

Още един довод за последователното завършване на задачи.

Дори и да не съм ви изкусил с това да завършвате задачите една след друга, за да намалите щетите, ще ви подскажа нещо, което хората пренебрегват и то се нарича фокус.

Ако имате да вършите 3 задачи едновременно и галопирате между тях, темите, идеите, информацията в главата ви се смесва. Ако трябва да свършите нещо за 2 часа, но през това време водите разговори по телефона, макар и за минута-две по друга тема, чатите, харесвате снимки във Facebook или просто някой ви пита какво ще обядвате, това отнема от вниманието ви и вие насочвате мисловната си дейност към друго нещо, което не е свързано с настоящата работа. Това е причината много хора да работят със слушалки, изключили се от реалността, защото всяка дума ги разфокусира. Разфокусирането е и причината голяма част от дейностите, отнемащи 1-2 часа, да се реализират за 2-3 дни, при това с пропуски.

Като човек от онлайн бизнеса, знам как върви процесът на програмиране. Преди повече от 15 години работих в компания, в която започнах да вдигам сайтове – по един-два на ден. Бях отделен в отделна стая, без да комуникирам с клиенти. Бях фокусиран. Всичко беше повече от добре. В един хубав момент обаче, клиентите започнаха да ми звънят за дебъгване на проекти или обсъждане на функционалности. Представете си – аз работя по конкретна задача и се опитвам да измисля структура на базата данни и… някой ми се обажда, за да ме пита с какви размери да са снимките в секцията за новини в неговия сайт…

Един ден отидох на работа и осъзнах, че вече втори месец работя над уебсайт, който знам, че мога да вдигна само за 2 дни по 8 часа работа и то без да работя прибързано.

Тогава беше първият ми шамар за фокуса и мултифункционалността. Две неща, които пренебрегваме ежедневно, но те ни връщат това пренебрежение под формата на стрес и изпуснати проекти, срокове, клиенти, пари.

И не на последно място, научете се да казвате НЕ. Ако поемете задачи за 12 месеца, които трябва да свършите в рамките на 1 месец, то няма как да се справите, независимо от приоритетите. Дори и да не спите, ще успеете да свършите едва ¼ от всички задачи, но ми позволете да се съмнявам в качественото им изпълнение при лишаване от сън в рамките на 30 дни 🙂

Тези изключително елементарни правила биха могли да намалят стреса ви значително и искрено се надявам да ви помогнат да намерите време да изпиете едно хубаво кафе, наслаждавайки се на вкуса му, а не на крак, летейки между задачите…